在上一篇文章中，我们探讨了如何撰写一个清晰、专业的邮件主题——这是让同学们的邮件在教授和工作人员收件箱中脱颖而出的第一步。那么，当收件人带着良好的第一印象点开同学们的邮件后，我们又该如何通过正文的遣词造句，进一步塑造专业、有礼的形象，并高效地达成沟通目的呢？
首先要想写出既彬彬有礼，又能准确传达意图（甚至是一些不满或请求）的邮件，关键在于使用一些“魔法表达”，它们能让同学们在尊重对方的同时，牢牢抓住沟通的主动权。
一、开头
邮件的开头是决定对方第一印象的关键。避免使用“Hey”或直接切入主题，这在不熟悉的情况下会显得很唐突。
1. 称呼：
①最稳妥： Dear Professor [Last Name], 或 Dear Dr. [Last Name],
注意：除非教授特别说明，否则一律用“Professor”或“Dr.”以示尊重。
②如果不知道对方头衔/姓名： To whom it may concern,
③对比较熟悉的工作人员或者教授： Hello [First Name]，（使用前记得确认对方文化习惯，如果担心冒犯，可以将first name替换成last name）
2. 自我介绍：
教授或者工作人员不可能记得所有学生。因此清晰地自我介绍是礼貌，也是高效。即使同学们在主题中描述了自己的姓名和学号，也不建议省略自我介绍。
不当表达： “I'm in your class.” （我是你班上的学生。)
正确表达：
①My name is [姓名], and I am a student in your [课程代码， 比如 ECON101] class on [上课日期和时间].
②I hope this email finds you well. My name is [姓名], from your [课程名称] course.
二、 核心请求：
这是邮件的灵魂所在。无论是请求延期、预约会面还是询问信息，直接命令的口吻是大忌。
1. 提出请求：
使用疑问句和“Could you/Would it be possible”等结构，将命令变为可商量的请求。
不当表达： “I need an extension for the assignment.” （我需要作业延期。) 这听起来完全是在要求。
正确表达：
①I am writing to respectfully request a possible extension for the upcoming……
②Would it be possible to schedule a meeting with you sometime next week to discuss……
③I was wondering if you could provide more clarification on……
2. 解释原因：
在提出请求后，简单、诚实地说明原因。无需过度道歉或渲染情绪。
正确表达：
①This is because I am facing some technical difficulties
②I have reviewed the material, but I would appreciate some further guidance on...
三、表达不同意见或困惑：
在学术讨论或处理事务时，难免会遇到需要澄清或表达不同看法的情况。
1. 指出问题：
避免使用“You made a mistake...…” （你搞错了……) 这样带有指责意味的句子。
不当表达： “The grade you gave me is wrong.” （你给我的分数错了。)
正确表达：
①I am writing to kindly follow up on [目的，比如my grade for Assignment 2]. I have a question regarding [具体问题， 比如the calculation in question 3].
②Thank you for your email. For clarification, I noticed that [目的， 比如the deadline listed is different from the syllabus].
2. 寻求澄清：
表明自己已经努力过，但仍有困惑。
正确表达：
①I have checked the course syllabus and the forum, but I'm still unsure about... Could you please provide some insight?
②If I understand correctly, [陈述你的理解]. Could you please confirm if this is accurate?
四、结尾
结尾是留下最后好印象的机会，要注意表达感谢。
1. 表达感谢：
①Thank you for your time and consideration.
②I appreciate your guidance and look forward to hearing from you.
2. 结束语：
常用结束语： Sincerely, Best regards, Kind regards,
稍带亲切： All the best, （适用于已建立联系的对方）
最后，务必署名： [Your Full Name]
除了以上内容外，完成邮件撰写后一定要检查自己的拼写和语法是否正确后再发出，发出邮件后也不要急于得到教授/工作人员的回复，耐心等待1-2个工作日，给予对方充足的时间理解并回复你的邮件。
